모든 대학의 도서관은 「대학설립·운영규정」 제4조 제1항 ‘별표 2’에서 규정한 교육기본시설에 해당되므로 대학을 설립·운영하려면 교육 및 연구활동에 적합한 도서관을 갖추어야 한다. 이 경우에 ‘적합한 도서관’의 문맥상 함의는 다양한 지식정보와 편리한 시설공간을 구비하고 적시에 제공함으로써 대학캠퍼스의 교수학습 및 학술연구 활동을 최대한 지원하는 학습·연구시설을 말한다.

이러한 법적 정체성과 위상을 정당화하는 요체는 다양한 고품질 교육학술정보이기 때문에 대다수 대학도서관은 실물자료 중심의 장서개발 및 보존관리에 주력하여 왔다. 그러나 대학도서관 장서는 통상 15년마다 배증하기 때문에 연평균 증가율인 약 6% 내외를 제적·폐기하지 않으면 수장공간 부족에 직면할 수밖에 없다. 20세기 중반부터 선진국의 대규모 대학도서관이 자체적으로 수장공간을 확충하다가 현재는 지역별 및 관종별 협동보존 내지 공동보존 전략을 구사하고 있다는 사실이 방증한다. 반면에 국내는 1980년대 중반부터 폐가제 서고를 개가제 자료실로 전환함에 따라 수장공간 확충이 불가피하였고, 이어 1994년부터 시행된 대학종합평가인정제 등으로 인하여 장서급증에 따른 서고공간 부족현상에 직면하자 신축과 증개축, 제적·폐기, 매체변환, 이동형 밀집서고 설치 등으로 공간문제를 해소하여 왔다.

그러나 선진국의 보존전략 사례가 시사하듯이 개별관 중심의 수장공간 확충방안은 미봉책에 불과하므로 ‘선택과 집중’을 강조하는 공동보존서고 구축방안을 강구해야 한다. 그럼에도 국내의 경우, 국가차원 또는 지역별 공동보존서고 설립·운영에 관한 체계적인 연구가 절대 부족할 뿐만 아니라, 기존 연구(윤정옥, 심경, 곽동철 2007, 25-51 ; 한국교육학술정보원 2012)마저 외국 사례를 분석하거나 기본방향을 제시하는 원론적 수준에 머물고 있어 현실적 적용가치가 낮다. 환언하면 논리적 근거와 현주소 분석을 전제로 현실적 적합성과 적용성을 담보하는 연구가 시급하다.

이에 본 연구는 대학도서관 공동보존서고 건립·운영의 중요성과 타당성을 논증한 예비연구(윤희윤 2014, 29-50)를 바탕으로 시도별·설립주체별 현황, 권역별·연도별 수장공간 분석, 공동보존서고 입지조건 및 후보지를 분석하고 권역별 공동보존서고 설립·운영모형을 제시하고자 한다. 부언하면 공동보존서고 설립·운영을 위한 기본원칙, 주요 기능과 업무, 수장방식별 건축규모, 이관자료기준과 소유권 귀속, 운영관리 주체 및 조직체계 모형을 제안하는데 목적이 있다.

대학도서관 공동보존서고의 기본적 성격은 여러 도서관이 보존관리에 참여하는 학술연구정보 보존도서관이다. 따라서 참여관의 범주를 합리적으로 결정해야 설립시기 및 우선순위에 대한 신뢰성을 확보할 수 있다.

이를 위한 참여관 범주는 시도별(세종자치시를 제외한 16개 시도), 학제별(4년제 대학, 전문대학), 설립주체별(국공립대, 사립대)로 대별할 수 있다. 그러나 시도별의 경우, <표 1>에 집계한 것처럼 총 430개관의 시도당 평균이 27개관이지만 지역별 편차가 극심하고, 학제별로도 4년제 대학이 전문대학의 2배에 근접하는 64.6%(279개관)로 훨씬 많으며, 설립주체별 또한 사립이 전체의 84.7%(364개관)로 절대적으로 많아 각각의 편차가 매우 크다.

그러므로 16개 시도를 1차 기준으로 삼아 복수의 공동보존서고 설립방안을 생각할 수 있다. 다만, 서울과 경기에는 시도별 평균(27개)보다 3배나 많은 도서관이 있는 반면에 울산, 제주, 인천, 대구, 광주, 대전 등에는 시도별 평균보다 훨씬 적다. 이를 감안하면 시도를 기준으로 16개 공동보존서고를 설립하기 보다 시도의 지리적 인접성, 캠퍼스의 지역별 분포, 지식정보 중심의 생활문화권, 광역경제권 등을 적용하여 <표 2>처럼 총 6개 권역(수도권, 동남권, 대경권, 호남권, 충청권, 강원권)으로 대별하여 각각 설립하는 것이 경제적이고 합리적이다.

전국 시도를 광역단위로 묶어 권역별 공동보존서고를 추진하더라도 일시에 모두 설립하기는 어렵기 때문에 시기와 우선순위를 설정할 필요가 있다. 이를 위해서는 2011년말 통계데이터를 기준으로 권역별 대학도서관의 개수, 연면적과 적정 수장공간, 소장책수와 한계수장책수를 집계한 <표 3>에 근거하여 각각의 연차증가율을 반영한 향후 10년간(2012∼2021)의 연도별 장서증가 추계와 적정 수장공간 대비 실제 수장공간의 부족여부를 재산출해야 한다.

이에 최근 5년간 권역별 대학도서관의 연평균 장서증가율에 근거하여 목표연도를 2021년으로 설정한 10년간 연도별 장서증가 추계 및 수장공간 부족률을 산출하면 <표 4∼5>와 같다. 이를 중심으로 수장공간 부족률의 적용기준을 50%로 설정하여 권역별 공동보존서고 설립의 시급성과 우선순위를 제시하면 다음과 같다.

첫째, 수도권(서울, 인천, 경기)의 수장공간 대비 한계수장책수는 약 54,048천권이다. 이를 기준으로 향후 10년간 장서증가에 따른 수장공간 부족률을 추계하면 <그림 1>과 같이 2012년부터 수장공간이 부족하며 2019년에는 한계수장공간보다 50% 이상, 2021년에는 약 74%가 부족할 것으로 예상된다. 이를 해결하기 위하여 개별관이 매년 「도서관자료의 교환·이관·폐기 및 제적의 기준과 범위」의 상한선인 7%를 폐기하더라도 연차증가량을 감안하면 수장공간 부족문제를 해결하기 어렵다. 따라서 통상 도서관 신축을 계획·완공하는데 소요되는 최소 기간인 4년을 적용하여 역산하면 2016년에 설립계획을 수립해야 한다.

둘째, 동남권(부산, 울산, 경남)의 수장공간 대비 한계수장책수는 약 16,582천권이므로 향후 10년간 수장공간 부족률을 추계한 <그림 1>에서 2012년부터 수장공간이 부족하며 2018년에는 한계 수장공간보다 50% 이상, 2021년에는 약 2배(101.4%)가 부족할 것으로 예상된다. 이를 해결하려면 법적 폐기기준을 최대한 적용하더라도 공간부족을 해결하기 어렵고 공동보존서고 신축의 소요기간(4년)을 감안하면 2014년에 설립계획을 수립하는 것이 바람직하다.

셋째, 대경권(대구, 경북)의 경우, 수장공간 대비 한계수장책수는 약 14,272천권이다. 이를 기준으로 향후 10년간 수장공간 부족률을 추계한 <그림 1> 을 보면 수장공간이 매우 부족한 상태이며, 2018년에는 한계수장공간보다 50% 이상, 2021년에는 83.6%가 부족하게 된다. 따라서 신축 소요기간을 감안하여 2014년(또는 2015년)에 착수해야 한다.

넷째, 호남권(광주, 전북, 전남) 대학도서관의 경우, 수장공간 대비 한계수장책수는 약 15,099천권이므로 향후 10년간의 수장공간 부족률을 추계한 <그림 1> 에서 2012년부터 수장공간이 부족하며 2020년에 한계수장공간보다 50% 이상 모자란다. 따라서 신축 소요연수를 감안하면 2017년에 설립계획을 구상해야 한다.

다섯째, 충청권(대전, 충북, 충남)의 수장공간 대비 한계수장책수는 약 22,148천권이다. 이를 기준으로 향후 10년간 수장공간 부족률을 추계한 <그림 1>에서 이미 수장공간이 부족한 상태이지만, 6대 권역 가운데 연차증가율이 가장 낮기 때문에 2021년 후에 한계수장공간보다 50% 이상이 부족하게 된다. 따라서 2018년에 접어들면 설립계획을 수립·착수하는 것이 바람직하다.

여섯째, 강원권 대학도서관의 수장공간 대비 한계수장책수는 약 9,003천권이다. 이를 기준으로 향후 10년간 장서증가에 따른 수장공간 부족률을 추계하면 2021년부터 수장공간이 부족하게 되므로 2021년 후에 공동보존서고 신축계획을 검토하면 무리가 없다.

이상에서 제안한 권역별 공동보존서고 건립계획의 착수연도에 따른 우선순위를 요약하면 <표 6>처럼 2014년에는 동남권, 2014년 또는 2015년에는 대경권, 2016년에는 수도권, 2017년에는 호남권, 2018년에는 충청권, 그리고 2020년 후에는 강원권에 공동보존서고를 설립하는 것이 바람직하다. 이를 위하여 권역별 대학도서관계는 공동보존서고 설립·운영을 위한 기본계획을 수립하고 적정 부지를 확보하는 한편, 건축비는 정부가 전액 부담하고 운영비는 정부 및 대학도서관계가 분담하는 것이 바람직하다.

권역별 공동보존서고의 설립계획을 수립할 때 가장 중시해야 할 포인트는 입지선정이다. 다만, 입지조건은 설립방식에 따라 달라질 수 있으므로 이에 대한 검토가 선행되어야 한다.

주요 선진국의 공동보존서고 운영사례 분석에서 드러났듯이 설립방식은 대학 내에 신축하는 방안, 기타 적정 부지를 물색·신축하는 방안, 공공 내지 민간건물의 임대방안 등이 있다. 그러나 권역내에신축하는방안은부지매입비부담을고려해야 할 뿐만 아니라 관리운영 주체가 불분명하면 파행이 우려되고, 임대방식은 이관자료에 대한 당대 및 후대의 접근성을 보장하기 위한 완벽한 보존력이 요구된다는 측면에서 회의적이다. 따라서 최적 입지는 캠퍼스 내에 신축하는 것이며, 이를 전제로 입지선정의 자연지리와 교통여건, 공동보존서고의 기능적 측면, 대학당국의 유치의지 및 계획문서 등을 종합적으로 고려할 필요가 있다.

먼저 공동보존서고의 입지를 선정할 때 고려해야 할 자연지리 및 교통여건적 조건을 제안하면 다음과 같다.

① 자연지리적 조건은 대학캠퍼스 내 예상부지의 지형지세와 개발가능성을 중요한 체크 포인트로 삼아야 한다. 부지의 보편적 요건은 표고 150m 이하, 경사 17° 이하가 바람직하다.

② 교통여건적 측면에서는 권역 내에 산재하는 대학도서관의 지리적 분포와 거리, 학술연구자 의 접근·이용을 위한 교통수단(지하철, 택시, 시내버스 승용차)과 편의성, 연구기관 및 공공기관 의 인접성, 다른 권역에 거주하는 학술연구자의 접근성 등을 주요 변수로 간주하여 1시간 내외에 접근할 수 있는 위치가 바람직하다.

다음으로 공동보존서고가 수행해야 할 주요 기능과 연계한 입지조건의 상대적 비중을 제시하면 <표 7>과 같다.

① 중핵·배타적기능의 측면에서는 부지확보용이성, 교통지리적 접근성, 각종 재난의 대비성을 가장 중시해야 하며, 수장공간의 확장성도 고려해야 한다.

② 보완·추가적 기능의 관점에서는 교통지리적 접근성이 가장 중요하고, 각종 재난의 대비성과 수장공간 확장성은 비교적 중요한 반면에 부지확보의 용이성은 상대적으로 덜 중요하다.

③ 부차·선택적 기능의 측면에서는 교통지리적 접근성이 가장 중요하고 그 다음이 각종 재난의 대비성인 반면에 부지확보 용이성과 수장공간 확장성은 상대적으로 덜 중요하다.

마지막으로 여러 대학이 유치의사를 표명할 수 있으므로 각 대학이 제출하는 가칭 ‘○○대학도서관 공동보존서고 설립 계획서’에서의 유치의지, 캠퍼스 내 위치의 적절성, 관리운영을 위한 지원사항 등을 후보지 선정에 반영할 필요가 있다. 이러한 입지조건에 부합하는 최적 후보지를 결정하려면 입지선정위원회를 구성하여 복수 후보지를 선정·실사하고 객관적으로 평가하는 과정이 필요하다. 이를 위한 최적 후보지 평가모형을 제시하면 <표 8>과 같다.

가. 설립·운영의 지향성

여러 선진국의 사례를 분석하면 공동보존서고 설립·운영의 유형은 국가도서관 중심의 완전집중형, 동종(이종)간 협력보존형, 조합출자형, 지역거점형으로 대별할 수 있다. 그러나 대학도서관은 국가도서관이 주도하거나 이종간 협력보존을 구상하지 않는 한 시도별(16개 시도), 설립주체별(국립대, 사립대), 학제별(4년제 대학, 전문대학)로 설립할 수밖에 없다. 어떤 모형을 적용하든 다음에 적시한 지향성을 준용할 필요가 있다.

첫째, 공동보존서고는 시도나 설립주체 또는 학제를 기준으로 권역별로 군집하되, 수장공간의 심각성을 감안하여 우선순위를 정하고 연차적으로 설립하는 것이 바람직하다.

둘째, 공동보존서고의 위치 및 장소는 권역 내에 존재하는 모든 대학도서관의 지리적 인접성, 교통접근 편의성, 캠퍼스 내의 부지제공 가능성 등을 우선 고려하되, 시도나 권역에 따라 공공부지, 민간창고 등을 다각도로 검토할 필요가 있다.

셋째, 공동보존서고는 일단 대학도서관을 중심으로 설립·운영하되, 권역별 사정에 따라 전문도서관 등에게도 문호를 개방한다.

넷째, 공동보존서고의 운영은 참여관으로 구성할 컨소시엄이 주도하는 것을 원칙으로 하되, 시도나 권역에 따라 서고가 위치하는 도서관, 제3섹터나 민간에 위탁·보존할 수 있다.

다섯째, 공동보존서고가 수행해야 할 핵심기능은 체계적인 보존관리에 우선순위를 둔다.

여섯째, 공동보존서고 참여관은 각각 제로성장정책에 입각하여 한계수장책수를 초과하는 자료를 이관하되, 저이용 자료라도 자체 보존이 필요할 때는 예외로 한다.

일곱째, 공동보존서고는 대학 학술연구자를 위한 보존관리와 자료서비스를 가장 중시하되, 궁극적으로 국가학술정보 통합관리시스템과 연계하여 전국적 활용성을 지향한다. 이를 위하여 모든 이관자료는 자체 서지DB 구축과 선별적 디지털화로 가시성 내지 노출력을 극대화한다.

나. 설립·운영의 기본원칙

권역별 공동보존서고가 상술한 지향성을 반영하여 설립·운영되기 위해서는 기본원칙을 설정할 필요가 있다. 부언하면 공동보존서고는 <그림 2>처럼 건축규모의 경제성, 보존자료의 망라성, 운영관리의 효율성, 보존관리의 안전성, 접근·이용의 편의성, 자료서비스의 신속성을 담보하는 것이 바람직하다(윤희윤 2013, 60-61).

첫째, 건축규모의 경제성은 권역별 도서관의 현재소장책수, 한계수장률, 연차증가율 등 을 감안하여 이관·보존할 목표장서의 총량을 기준으로 규모를 최적화해야 한다는 원칙이다. 가령 어떤 권역 내의 모든 도서관이 매년 이관할 자료가 평균 2만 권일 때 향후 50년간 유지할 공동보존서고를 설립할 계획이라면 산술적으로는 최대 100만 권을 수장할 공간을 확보해야 하지만 이관자료의 폐기나 재활용, 디지털화, 밀집서가 내지 자동서고시스템 도입 등에 따른 실제 수장량은 산술적 수치보다 적을 것이므로 공동보존서고의 연면적도 축소해야 규모의 경제성을 확보할 수 있다.

둘째, 보존자료의 망라성은 공동보존서고로 이관하는 자료의 형태나 유형에서 제한성이 없어야 한다는 원칙이다. 권역별로 공동보존서고를 설립할 경우에 대다수 도서관은 제로성장형 장서정책을 구사하는 것이 바람직하기 때문에 한계수장률을 초과하면 형태나 유형을 불문하고 이용도, 최신성, 물리적 상태 등을 기준으로 이관할 수 있어야 한다.

셋째, 운영관리의 효율성은 특정 대학캠퍼스에 별동형태로 신축할 때 규모의 경제성과 더불어 고정된 투입비용 하에서 산출을 극대화해야 한다는 원칙이다. 이 때의 투입비용은 공동보존서고 운영·관리예산이고, 산출은 수장공간의 단위당 보존책수 및 서비스 건수를 의미하므로 연간 투입 비용 대비 보존책수와 서비스 건수가 많을수록 운영관리의 효율성이 증가한다.

넷째, 보존관리의 안전성은 공동보존서고를 설립·운영하는 이유와 목적에 부합하는 원칙이다. 도서관이 자료를 이관하는 주된 이유는 수장공간 부족을 해소하는데 있다. 따라서 공동보존서고는 자연적 재해(지진, 홍수 등), 인위적 훼손(열람, 서비스 등에 따른 파오손), 환경적 조건(온습도, 냉난방과 공조설비, 조명환경), 재질적 문제(종이의 경화, 산성화 등) 등으로부터 안전하게 보존해야 당대 및 후대를 위한 학술연구정보 보존관으로서의 역할을 수행할 수 있다. 이를 위해서는 원형보존 및 가역성 원칙이 적용되어야 한다.

다섯째, 접근·이용의 편의성은 공동보존서고의 기능적 정체성 및 설립위치와 직결된다. 공동보존서고가 완벽한 보존관리와 서비스 기능을 병행할 경우, 전자에 무게를 두더라도 방문 이용자의 접근·이용 편의성과 상호대차 및 문헌제공서비스의 신속성을 감안한 위치선정이 중요하다. 따라서 보존관리의 안전성에 못지않게 접근·이용의 편의성을 고려할 필요가 있다.

여섯째, 자료서비스의 신속성은 공동보존서고의 존재이유가 안전한 보존관리에 있음에도 불구하고 방문이나 원격요청이 있을 경우에 신속하게 서비스해야 한다는 원칙이다. 특히 폐쇄형 창고 방식이 아닌 대학캠퍼스 내지 권역별 최적 공유부지에 별동건물로 설립하여 보존도서관으로서의 기본적 기능을 수행할 때는 이용요구에 적시적으로 서비스해야 한다.

권역별 공동보존서고는 권역 내에 산재하는 모든 대학도서관의 이관자료를 중심으로 당대 이용 및 후대 접근을 위한 보존관이다. 따라서 수행해야 할 기능은 중핵적 및 배타적 기능인 집중적 보존관리, 보완적 및 추가적 기능인 이용자 정보서비스, 그리고 부차적 및 선택적 기능인 보존관련 조사연구 및 자문지원으로 구분할 수 있다.

먼저 중핵적 기능인 집중적 보존관리는 설립·운영의 최대 명분인 동시에 반드시 수행해야 하는 배타적 내지 독점적 기능이다. 여기에는 이관자료의 보존관리 외에 참여관 중개기능, 파오손 자료의 수선과 복원, 대체본 제작 등이 포함된다.

다음으로 보완적 기능인 이용자 서비스는 보존자료를 중심으로 방문이용 및 원격서비스를 제공하는추가적 기능이다. 서지검색지원서비스, 내방객 열람대출서비스, 상호대차 및 원문제공서비스, 온라인 참고정보서비스 등이 있다. 그러나 귀중서 등을 제외한 대다수는 이용가치가 매우 낮기 때문에 직접적 서비스의 기능이 미약할 수밖에 없다.

마지막으로 부차적 기능인 보존관련 조사연구 및 자문지원은 학술정보보존관으로서의 역할을 수행할 수도 있는 선택적 기능이다. 부언하면 보존정책과 기법의 개발, 이관자료 및 폐기기준 등의 제정, 보존관련 조사연구, 보존시스템 및 프로그램 개발, 세미나 및 연수교육 실시, 참여관 및 관련기관과의 연락조정 창구, 교류·협력, 자문·지원 등을 말한다.

이러한 3대 주요 기능을 제대로 수행하여 권역별 공동보존서고로서의 정체성과 정당성을 확보하려면 기능별 업무의 중요성과 상대적 비중을 결정할 필요가 있다. 기능과 업무를 연계하여 구체화하면 <표 9>와 같다. 물론 권역에 따라 기능별 무게중심을 어떻게 설정하느냐에 따라 업무의 범주와 내용, 중요성이 달라질 수 있다.

가. 목표 수장책수 추계

권역별 공동보존서고에 수장해야 할 최종책수는 참여관 수장공간의 한계수장책수, 목표연도에 예상되는 총장서수, 이관자료의 평균 중복률을 근거로 산출할 수 있다. 일반적으로 도서관이 공동 보존서고로 이관하는 자료의 중복률은 30%(윤희윤 2013, 62)로 추정되므로 이를 제외한 권역별 평균 최종 수장책수를 추계하면 <표 10>과 같다.

따라서 수도권 대학도서관을 위한 공동보존서고는 1,300만 권을 수장할 수 있는 규모로 설립해야 한다. 그리고 동남권은 800만 권, 대경권은 500만 권, 호남권은 200만 권, 충청권은 100만 권을 각각 수장할 수 있는 공동보존서고를 계획하는 것이 바람직하다. 다만 강원권은 2021년까지 수장 공간에 여유가 있을 것으로 예상되므로 그 이후에 설립을 검토할 필요가 있다.

나. 수장방식별 건축규모(수장공간) 산출

2021년을 목표연도로 삼아 권역별로 목표 수장책수 대비 공동보존서고의 건축규모를 산출하기 위하여 1㎡당 수장책수를 기준으로 고정서가시스템, 밀집서가시스템, 자동서고시스템으로 세분하여 추계하면 다음과 같다.

첫째, 고정서가시스템(Fixed Shelving Systems)은 많은 대학도서관이 지하층을 보존서고로 운영하는 형태로 공동보존서고를 설립할 때 대다수 자료를 폐가형 고정서가에 배치하는 방식을 말한다. 이 시스템의 장점은 초기 비용이 적게 들고 폐가형임에도 불구하고 이용자가 요청하면 서고에 진입하여 자료를 검색·열람할 수 있다. 반면에 자연적 열화 및 인위적인 파오손에 따른 주기적 처치와 관리가 필요하다. FSS를 적용하여 권역별 공동보존서고 설립을 위한 목표 수장책수별 건축규모를 산출하면 <표 11>과 같다.

둘째, 밀집서가시스템(Compact Shelving Systems)은 서가간격을 최소화하거나 통로를 제거함으로써 단위면적당 수장량을 극대화하는 방식이다. 이를 공동보존서고에 적용하면 고정서가시스템보다 75%∼100%(Poole 1978, 49) 더 수장할 수 있고 이용하지 않을 때의 서가간격이 최소화되므로 먼지가 쌓이지 않고 조명도 비치지 않아 자료수명이 연장된다. 반면에 전기·기계적 장비도입에 따른 초기비용이 많고 유지·보수비도 계상할 필요가 있다. 또한 시설용량이 한계에 도달할 경우에 새로운 시설의 설치나 자료 재배가에 많은 어려움이 따른다. 그 외에도서 고공간의 용도를 쉽게 변경하기 어렵고, 이용자 거부감도 우려된다. CSS를 적용하여 권역별 공동보존서고 설립을 위한 목표 수장책수별 건축규모를 산출하면 <표 12>와 같다.

셋째, 자동서고시스템(Automated Storage Systems)은 고유번호가 부착된 선반과 소형 컨테이너에 소장되는 자료가 컴퓨터 작동으로 대출데스크까지 이동하고, 반납시에도 자동으로 재배가 되는 시스템이다. 최대 장점은 수장책수가 전통적 배가방식의 10∼15배에 달하므로 1㎡당 최소 1,890권, 최대 2,835권을 수장할 수 있어 보존공간의 활용성이 극대화되고, 에너지 절감효과도 크다. 그 외에 서고출입이 불필요하므로 환경관리하는데 유리하고 분실이나 훼손의 가능성도 거의 없다. 그러나 초기에 막대한 설치비용을 투입해야 하고, 서고와 대출데스크가 연계되어야 시스템의 효율성을 높일 수 있다. 또한 일반서고의 하중계수가 1feet2당 46.7∼56㎏(1㎡당 503∼603 ㎏)(McCabe 1988, 207)인데 비하여 ASS는 설비중량으로 인하여 1feet2당 평균 112.5∼135㎏(1 ㎡당 1,211∼1,453㎏)의 내구력을 확보해야 한다(Poole 1978, 53 ; Cohen and Cohen 1982, 113-114). ASS를 적용하여 권역별 공동보존서고 설립을 위한 목표 수장책수별 건축규모를 산출 하면 <표 13>과 같다.

이상에서 산출·제안한 권역별 공동보존서고 설립모형에 따른 목표 수장책수별 건축규모를 정리하면 <그림 3>과 같다. 요컨대 FSS를 적용하여 100만 권을 수장목표로 하는 충청권은 5,291㎡, 200만 권을 수장해야 할 호남권은 10,582㎡, 500만을 수장해야 할 대경권은 26,455㎡, 800만 권을 수장해야 할 동남권은 42,328㎡, 그리고 1,300만 권을 수용해야 할 수도권은 68,783㎡의 공동보존서고를 설립해야 한다. CSS를 채택할 경우에 100만 권을 수장하기 위한 건축규모는 2,174㎡, 200만 권을 수장하려면 4,348㎡, 500만 권을 보존하려면 10,870㎡, 800만 권은 17,391㎡, 그리고 1,300만 권을 수장하려면 28,261㎡를 확보해야 한다. 가장 밀집도가 높은 ASS를 채택할 경우에 100만 권이 수장목표이면 529㎡, 200만 권은 1,058㎡, 500만은 2,646㎡, 800만 권은 4,233㎡, 그리고 1,300만 권을 수장하려면 6,878㎡를 계획해야 한다.

다. 전체 건축규모(연면적) 산출

상술한 수장공간의 건축규모는 이관자료를 보존하는 공간이다. 따라서 작업실과 창고 등을 포함한 사무공간, 내방객을 위한 최소 이용공간, 통로·화장실·계단·비상구 등의 공유공간도 계상해야 한다. 사무공간과 공유공간은 설립모형의 종류를 불문하고 수장공간의 10%를 각각 배분하면 무난한 반면에 이용공간은 설립모형별로 차등하여 FSS에는 수장공간의 10%, CSS에는 5%를 배분하되 ASS는 별도로 배분할 필요가 없다.

요컨대 권역별 공동보존서고를 위한 건축규모의 최종 모형은 <표 14>과 같다. 그 가운데 공동보존서고가 수행해야 할 중핵적 기능, 보완적 기능, 추가적 기능을 감안하면 모빌랙을 장착한 CSS(밀집서가시스템)가 가장 적합하다. 다만 권역에 따라 수장공간의 미래 확장성에 대비하여 3가지 모형을 절충할 수도 있다.

먼저 도서관이 공동보존서고로 이관해야 할 자료는 국내외 도서 및 소급잡지가 전부라 해도 과언이 아니다. 그리고 세부적 대상은 주제별 학술서와 대중서, 향토자료, 고문헌을 비롯한 귀중서와 희귀서 등을 들수있으며, 그 가운데 이용도가 거의 없는 국내외 단행본이 가장 많을 것으로 예상된다. 따라서 각 도서관도 이용도, 물리적 상태, 실물보존의 필요성을 주요 결정기준으로 삼아 자체보존, 매체변형, 제적폐기, 이관보존 등의 대상을 취사선택해야 한다. 그 가운데 1년 주기로 이관하는 것이 바람직한 기준은 저이용 자료, 복본 또는 중복성 자료, 정보가치가 상실된 자료, 파오손자료, 폐기대상 자료, 원형보존이 요구되는 희귀서와 귀중서 등이다. 이들을 중심으로 이관 할 자료의 우선순위를 제안하면 다음과 같다.

① 이용률이 극히 저조한 자료 ② 복본 또는 내용의 중복성이 극심한 자료 ③ 각종 학술지의 소급분(제본 및 미제본) ④ 발행연도가 오래된 자료(1970년 이전의 STM 자료, 법령자료 등) ⑤ 개정판이 있는 구판자료(사전, 명감, 편람, 가이드북, 통계집 등) ⑥ 전문적인 수복이 필요한 파오손자료(도서, 잡지 등) ⑦ 매체변형(디지털, 마이크로화 등)을 통한 접근성 제고에 유리한 자료 ⑧ 기타 폐기대상에 속하는 자료 ⑨ 원형보존이 중요한 자료(희귀서, 귀중서 등)

다음으로 참여관이 공동보존서고를 협력형 또는 컨소시엄 형태로 운영할 경우에 이관자료의 소유권을 결정해야 한다. 그 유형은 비이전형(도서관 보유형), 완전 이전형(공동보존서고 귀속형), 일부 이전형(절충형)이 있는데, 이들의 장단점과 소유권 귀속을 비교하면 <표 15>와 같다. 어느 유형이 바람직한지는 자료의 재산적 성격, 소유권 이전의 가능성, 도서관 및 공동보존서고의 실무부담, 공동보존서고의 정체성 및 기능적 측면에서 논증할 필요가 있다.

우선 도서관 장서의 성격이 공유재산인지 아니면 물품인지, 그 일부를 공동보존서고로 이관하는 것이 실정법에 저촉되는 지를 판단해야 한다. 이와 관련된 실정법은 국립대학도서관에 적용되는 「물품관리법」, 공립대학도서관에 적용되는 「공유재산 및 물품관리법」, 그리고 사립대학도서관에 적용되는 대학별 각종 규정이 있다. 그 가운데 특히 주목해야 할 국공립대학도서관 장서와 관련된 주요 조항을 축조·해석하면 다음과 같다.

우선 도서관 장서는 「물품관리법」 제2조 제1항 및 시행령 제51조 제15항 제8호, 「공유재산 및 물품관리법」 제2조 제2호 및 시행령 제91조 제1항 제6호의 규정에 따른 ‘물품’이다. 일부 자료는 예산계정 중 ‘자산취득비’로 구입하기 때문에 운영자산으로 간주하기도 한다. 물품이든 공유자산이든 관리전환, 양여 등의 형식으로 공동보존서고로 이관할 수 있으며, 이와 동시에 소유권의 일부 또는 전부를 양도할 수 있다.

다음으로 운영실무적 측면에서 이관자료의 소유권을 양도하면 자관 배가장서의 노후화, 수장공간 부족, 서고관리의 어려움, 이용자의 불평·불만 등을 해소할 수 있고 재산적 가치가 있는 귀중서, 희귀서 등은 반영구적 안전성을 담보할 수 있음에도 소유권 양도에는 심리적 저항이 있을 수 있다. 다만 공동보존서고 입장에서는 모든 이관자료의 소유권을 확보하지 못하면 재정리, 데이터 관리, 수선복원, 페기처분, 재활용 등을 이중으로 수행해야 할 뿐만 아니라 도서관별로 장서관리 시스템을 구축·운영해야 하기 때문에 실무부담이 가중될 수있다. 따라서 완전이전형이최선임에도 불구하고, 재산적 및 보존적 가치가 높은 자료에 한하여 도서관이 보유하는 일부 이전형은 차선책으로 간주할 수 있다.

마지막으로 공동보존서고 설립·운영의 직접적 배경은 강원권 외의 모든 권역이 수장공간 부족에 직면하였기 때문이다. 이를 해결하기 위하여 단기적으로는 대학도서관 이관자료, 중장기적으로는 전문도서관 등의 장서도 수용해야 권역별로 집중·보존하는 타임캡슐이 될 수 있다. 따라서 자료를 이관할 때 소유권도 이전하는 공동보존서고 귀속형이 바람직하다.

가. 운영관리 주체

모든 도서관이 권역별 공동보존서고에 참여할 때 운영관리시스템을 체계화하는 문제도 매우 중요하다. 이를 위해서는 운영주체를 검토한 후에 관리시스템을 결정해야 한다.

우선 공동보존서고 설립주체는 정부의 주무부처(교육부)가 되어야 하고 캠퍼스 내에 목적건물로 설립되는 것이 바람직함에도 여러 대안을 종합적으로 검토한 후에 최적안을 선택할 필요가 있다. 이를 위한 운영주체로는 컨소시엄, 공동보존서고 소재지의 대학도서관, 비영리법인(NPO), 민간기업(창고업자)을 상정할 수 있다. 각각의 장단점을 비교하면 <표 16>와 같다.

그 가운데 비영리법인은 실재하지 않기 때문에 공동보존서고 운영재단을 설립해야 하는 부담이 있고, 민간 창고업자는 이관자료의 수장·관리 외의 선별작업, 데이터 관리, 수선복원, 열람대출서비스를 수행할 역량이 없어 부적합하다. 반면에 참여관 중심의 가칭 ‘공동보존서고 컨소시엄’이나 공동보존서고 소재지 대학도서관 주도형은 업무협조, 보존실무 및 서비스 경험, 권역별 보존관리에 대한 책무성과 타입캡슐적 정체성 등의 측면에서 바람직하다. 다만 국가가 공동보존서고 설립예산을 부담하고 국가 및 참여관이 운영관리비를 분담할 경우에는 컨소시엄 방식이 유리하고, 국가가 설립예산 전액 및 연간 운영비의 대부분을 지원할 때는 컨소시엄을 의결기구화하고 공동보존서고 소재지 도서관에서 주관하는 방식이 바람직하다.

나. 운영관리시스템

공동보존서고의 운영관리시스템은 설립유형에 따라 달라질 수 있다. 그 형태는 기존의 대규모 도서관에 공동보존서고 기능을 부여하고 권역 내 모든 도서관이 이관하는 집중형 보존방식, 권역 내의 다수 도서관에 공동보존서고를 두는 분산형 보존방식, 그리고 권역 내 특정 캠퍼스에 공동보존서고를 설립하고 이관자료를 공동보존하는 방식으로 나눌 수 있다.

그러나 공동보존서고의 운영관리 책임, 보존관리의 집중화 및 효율성, 보존자료의 서지DB 구축과 통합적 관리, 열람대출 및 상호대차 창구의 일원화 및 신속성 등의 측면에서는 별동형 공동보존서고가 가장 바람직하다. 따라서 운영관리시스템도 컨소시엄 또는 공동보존서고 소재지 도서관을 중심으로 체계화해야 하는데, 이를 위한 모형을 제안하면 <그림 4>와 같다.

첫째, 공동보존서고 운영관리시스템은 참여관의 자료이관을 출발점으로 삼아 작동하게 된다. 물론 자료를 이관할 때 재정리, 수선복원, 디지털 아카이빙, 제적·폐기를 수행하는데 따른 실무적 부담을 해소하려면 소유권도 전부 이전하는 것이 바람직하다.

둘째, 공동보존서고는 이관되는 자료의 재정리, 파오손자료의 수선·복원과 탈산처리, 보존가치가 높은 자료의 열람대출, 원문제공, 상호대차를 위한 매체변환과 디지털 아카이빙, 다수의 복본을 대상으로 보존할 자료를 선별하여 제적·폐기하고 이들을 미소장관에 다시 기증하여 재활용하는 서비스 등을 수행한다.

셋째, 도서관이 이관할 자료를 선별할 때, 법적 기준인 ‘전체장서의 100분의 7 이내’에서 자체 폐기하고 나머지를 이관할 수 있으나 바람직하지 않다. 자체 폐기자료 중 공동보존서고에서 보존할 가치가 있는 자료가 있을 수 있고, 모든 도서관이 폐기작업을 수행할 경우에 심리적 및 비용적 부담이 크기 때문이다. 따라서 다수 복본을 제외하면 모두 이관하고 공동보존서고에서 연 1회 집중 폐기할 때 도서관마다 폐기하는 비효율성을 최소화할 수 있다.

넷째, 공동보존서고는 중핵적 기능, 보완적 기능, 부차적 기능을 통하여 서지 및 원문DB, 도서관 상호대차시스템을 구축하고 학술연구자를 위한 각종 정보서비스 기능을 수행한다.

다섯째, 중장기적으로 전문도서관을 비롯한 다른 관종 중에서 학술연구적 보존가치가 높은 이관받아 보존장서에 통합하여 관리한다.

다. 조직체계와 인력구성

공동보존서고의 조직체계 및 인력구성은 적용할 운영관리시스템에 따라 달라질 수밖에 없다. 그 유형은 컨소시엄 방식과 소재지 도서관 주도형 중에서 선택하는 것이 바람직하므로 각각에 대한 조직체계 및 인력구성을 검토할 필요가 있다.

가칭 ‘공동보존서고 컨소시엄’ 방식을 채택할 경우에는 참여관이 대다수 운영관리비를 분담하는 가운데 그 일부를 국가가 지원하는 형태이어야 한다. 이 경우에 <그림 5>처럼 운영주체인 컨소시엄이 담당인력을 별도 충원하거나 참여관이 파견하는 방식으로 최소 3개팀(행정지원, 자료이관·관리, 정보서비스) 8명 내외로 조직하는 것이 바람직하다. 한편, 공동보존서고 소재지 도서관의 주도형은 대다수 운영관리비를 국가가 지원하는 가운데 참여관이 그 일부를 분담하는 방식이다. 이 경우에 인력구성과 조직체계는 별도로 구성할 것이 아니라 <그림 5>처럼 운영주체인 도서관의 조직체계 내에 2개계 최소 8명 내외로 구성하는 것이 바람직하다. 물론 소재지 도서관은 국가가 지원하는 예산으로 운영인력의 일부를 채용하고 또 일부는 당해 도서관의 인사이동을 통하여 충원할 필요가 있다.

양자 중에서 공동보존서고 소재지 도서관 주도형이 컨소시엄 형태보다 바람직하다. 전자가 후자보다 운영관리에 대한 책임감과 애착심이 강하며, 서지DB 구축과 통합적 관리, 열람·대출·상호 대차 창구의 일원화 및 신속성 등에서 유리하기 때문이다.

대다수 대학도서관의 수장공간 부족문제를 해결하는 최선의 대안은 공동보존서고 설립·운영이라 할 수 있다. 이에 본 연구는 권역별 공동보존서고 설립·운영을 위한 논거와 핵심모형을 제안하였다. 그 결과를 요약하면 다음과 같다.

첫째, 기본원칙은 설립규모의 경제성, 보존자료의 망라성, 운영관리의 효율성, 보존관리의 안전성, 접근이용의 편의성, 서비스 제공의 신속성으로 설정하는 것이 바람직하다.

둘째, 수행기능은 중핵적 및 배타적 기능인 집중적 보존관리, 보완적 및 추가적 기능인 이용서비스, 부차적 및 선택적 기능인 보존관련 조사연구 및 자문지원으로 설정할 필요가 있다.

셋째, 수장방식별 건축규모(연면적)는 FSS를 적용할 경우, 100만 권 수장목표인 충청권은 6,878㎡, 200만 권인 호남권은 13,756㎡, 500만 권인 대경권은 34,393㎡, 800만 권인 동남권은 55,027㎡, 그리고 1,300만 권을 수장목표로 하는 수도권은 89,417㎡를 계획해야 한다. CSS를 채택 할 경우에 충청권은 2,717㎡, 호남권은 5,435㎡, 대경권은 13,565㎡, 동남권은 21,739㎡, 수도권은 35,326㎡를, ASS를 채택하면 충청권은 635㎡, 호남권은 1,270㎡, 대경권은 3,176㎡, 동남권은 5,067㎡, 수도권은 8,254㎡ 규모의 공동보존서고를 설립해야 한다.

넷째, 이관자료의 우선순위는 별무이용 자료, 복본 또는 중복성 자료, 학술지 소급분, 발행연도가 오래된 자료, 개정판이 있는 구판자료, 전문적 수복이 필요한 파오손자료, 매체변형을 통한 접근성 제고에 유리한 자료 등의 순으로 우선 적용해야 한다.

다섯째, 이관자료의 소유권 문제는 실정법상 대학도서관 자료의 물품 내지 재산적 성격, 소유권 이전의 가능성, 도서관 및 공동보존서고의 실무적 부담, 공동보존서고의 정체성 및 기능적 측면을 고려하면 모든 이관자료의 소유권이 공동보존서고로 귀속되는 것이 바람직하다.

여섯째, 관리운영 주체는 참여관 중심의 가칭 ‘공동보존서고 컨소시엄’이나 공동보존서고 소재지 대학도서관 주도형이 업무협조, 보존실무 및 서비스 경험, 권역별 보존관리 책무성과 타입캡슐적 정체성 등의 측면에서 유리하다. 이 경우에 인력구성 및 조직체계는 도서관의 조직체계 내에 2개계 8명 내외로 구성하는 것이 바람직하다.

모든 대학도서관이 저마다 지속적인 장서개발로 초래된 수장공간 부족문제를 해결하려면 개별관이 아닌 권역별 공동보존서고를 설립·운영해야 한다. 그래야 당대의 학술연구자 및 학문 후속세대를 위한 타임캠슐 내지 지식정보 공동체로서의 정체성과 역할을 계속할 수 있다. 다만 「도서관법」 제23조제4호가 ‘지역의 도서관자료수집 지원 및 다른 도서관으로부터 이관받은 도서관자료의 보존’을 지역대표도서관 업무로 규정하고 있으므로 대학도서관 중심의 권역별 공동보존서고와 공공도서관 위주의 지역단위 공동보존서고를 각각 건립·운영할 것인지, 모든 관종을 아우르는 통합형으로 구축할 것인지는 범정부차원의 전략적 고민이 필요하다. 그럼에도 불구하고 법적 측면에서는 지역대표도서관 공동보존서고가 대학도서관을 포함한 다른 관종의 장서를 수용하는 형태가 정당한 반면에 현실적 측면에서는 양대 관종이 수집·보존하는 장서의 구성이나 특징이 상이하므로 별개로 구축하는 것이 바람직하다.