Performance Analysis of Campus Inter-library Loan on Library Automation

캠퍼스 상호대차서비스 전산화에 따른 성과 분석

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  • ABSTRACT

    Generally, we used to provide ILL to users for overcoming the limited resource and satisfying user's desires for information. ILL makes library service's paradigm change from ownership to sharing. K-university Library has been providing Campus inter-library loan as ILL to users for long time and continually trying to improve the service's quality. This case study is to analysis the performance of campus inter-library loan in the past 9 years. As the related automation system was developed and upgraded, the service requests have been increasing annually. Campus inter-library loan requests were 12% of total book requests in 2001, and then were 75% of total book requests in 2008. The transaction time was reduced until 17% of 2004.


    많은 도서관은 한정된 자원을 극복하고 이용자의 정보요구를 충족시키기 위하여 상호대차서비스를 활용한다. 상호대차서비스는 도서관 서비스의 소유.소장의 개념에서 공유.접근의 개념으로 변화를 말하는 것으로, 상호대차서비스 평가 및 그 필요성을 재고할 필요가 있다. K대학은 단행본 중심의 캠퍼스 상호대차서비스는 오랫동안 제공하였는데, 2003년부터 온라인서비스를 제공하는 등의 노력을 지속적으로 하였다. 본 연구는 상호대차서비스의 전산화가 서비스에 미치는 영향을 분석하기 위한 것으로 9년간의 서비스운영 실적을 비교분석하였다. 시스템 발전 단계에 따라 상호대차 신청과 도서 대출 건수가 급격히 증가하는 것을 볼 수 있었다. 또한 서울캠퍼스 소속 이용자의 상호대차신청건수가 2001년 전체 도서신청건수 중 12%이었던 것이 2008년 무려 75%까지 상승한 것을 확인할 수 있었다. 상호대차 처리시간도 2004년의 17% 수준으로 떨어지는 등 많은 개선 결과를 보였다.

  • KEYWORD

    Inter-Library Loan , Campus Inter-library Loan , Performance Analysis , Process Automation , User Interface , Information Accessibility

  • 1. 서 론

    일반적으로 우리 내 많은 이들이 현시대를 정보의 홍수시대이라고 말하고 있다. 하지만 학생, 교수, 연구자들은 정보가 이렇게 풍부한 이 시대에 필요한 정보는 정작 수집할 수 없어 어려움을 호소하고 있다. 우리 시대 또 다른 한편에서는 포털사이트가 도서관의 정보서비스를 대처할 것이란 우려 섞인 이야기가 회자되고 있다. 이러한 현실에서 정보를 조직하여 서비스하는 공공도서관, 대학도서관, 전문정보센터 및 여러 관종의 도서관에서는 특화된 정보서비스, 이용자 정보욕구 충족을 위한 정보 제공을 위하여 다각도에서 연구하고 노력하고 있다. 이러한 도서관의 고민은 한정된 자원에서 최대의 정보서비스를 어떻게 서비스, 제공해야 할까라는 것이다. 이것은 상호협력, 상호운용이란 도서관의 상생을 위한 모색은 각종 도서관 컨소시엄과 협의체를 낳게 되었다. 개별도서 간의 턱없이 부족한 정보자원을 극복하고자 도서관 그룹을 통한 자료공동활용을 계획하여 실천하고 있다. 국립중앙도서관의 책바다, KERIS의 WILL, KISTI의 NDSL, KSLA(Korea Special Library Association)의 상호대차 등이 그것이다. 이것은 지속적으로 증가하는 이용자 정보 요구와 지속적으로 변화하는 교육연 환경에 따른 도서관의 노력이다. 관련한 새로운 정보서비스를 개발하고 자원을 공유하는 등 도서관은 소유에서 공유로, 소장에서 접근으로 패러다임이 변화되고 있다.

    도서관 상호대차(InterLibrary Loan)는 1917년 미국도서관협회 대학도서관조정위원회가 상호대차 규정을 만들어 실행한 것이 공식적인 협정에 근거한 최초의 원본자료 대출서비스의 시작이라고 한다(Joe 1975, 171). 이러한 상호대차는 많은 연구자 또는 용어집에 따르면 단행본의 상호대출이라는 협의적인 개념에서, 상업적인 기관에 의한 문헌제공봉사 및 자원공유를 뜻하는 광의적인 개념으로 사용되기도 한다(손정표 2008, 128). 즉 단행본 관외대출 및 원문복사 뿐 아니라 학술논문의 관외 원문복사서비스 모두를 상호대차라고 지칭 한다고 할 수 있다. 자료형태의 기술발전에 따라 국내 상호대차서비스는 NDSL, KERIS 원문복사서비스와 같이 팩스, e메일, 우편 등의 방법으로 자료제공자가 자료신청자에게 단편적으로 자료를 제공하는 학술저널 수록논문중심의 서비스가 주축이 되어 왔다. 그러나 최근 국립중앙도서관과 KERIS를 중심으로 도서대출에 관한 상호대차서비스가 운영되기 시작하였다. 전공서적 같은 고가의 단행본부터 교양서적, 참고도서, 희귀본 도서에 이르기까지 이용자들의 정보요구 확대에 따라 발 빠르게 도서관의 정보서비스를 확대해 가고 있다. 그러나 단행본 상호대차의 경우 자료신청자와 자료제공자 간의 물리적인 자료의 송수신은 원문복사서비스와는 상이한 프로세스가 요구 된다. 서비스의 사용편의성, 신속/정확한 처리가 핵심이라 할 수 있다.

    본 연구는 Library Courier Service라고도 불리는 캠퍼스 상호대차서비스에 대한 성과 분석으로, K대학의 캠퍼스 상호대차서비스의 전산화 측면에서 서비스절차 개선 및 업무절차 개선에 따른 그 효과를 분석한 것이다. 도서관의 장서는 늘 이용자의 기대수준에 미치지 못하는, 그러나 한정한 자원으로 장서확충은 도서관의 난제로 존재하곤 한다. 이러한 문제를 조금이나마 해소하고자 K대학은 캠퍼스 간의 도서상호 대차서비스를 오래전부터 실행하고 있다. 그러나 서비스 이용이 불편하고, 처리속도가 기대치에 미치지 못하여 이용실적이 매우 저조하였다. 이것은 2003년 캠퍼스 상호대차서비스 전산화에 이르게 되었다. 기존 상호대차 실적과 2003년 이후의 상호대차실적을 비 교 분석하였다. 즉, 앞선 연구자들이 제시한 상호대차의 영향 요인 가운데 "상호대차업무 전산화여부"에 따른 상호대차서비 스 성과 분석에 목적을 둔 것으로 상호대차 온라인 신청, 업무처리에 대한 시스템적 지원, 도서검색 및 이용자 홈페이지 개선 등의 시스템의 발전단계에 따른 상호대차서비스 이용통계 변경추이를 분석하였다.

    2. 이론적 배경

       2.1 선행연구

    신동민(2007)은 대학도서관의 상호이용 협력활동에 대한 이용자들의 이용현황과 사서의 인식을 조사하여 그 개선방안을 제시를 하고있다. 이용자의 개선요구사항은 적극적인 홍보, 도서배달 서비스 개선, 절차 간소화, 대출기간 연장, 대출책수 확대 등이 있었고 업무자인 사서의 개선요구사항은 제도 및절차의 개선, 봉사영역의 확대, 전국적인 네트워크 시스템의 적극적인 활용을 꼽고 있다. 이것은 설문조사에 의한 연구결과로써, 조사항목은 인구 배경적 특성과 장서만족도, 상호이용 협력 활동의 인지도, 이용경험 및활용 도, 개선요구사항 등으로 구성되어 있다. 가설검정과 빈도분석을 통하여 분석하였을 때 이용자의 자관 장서에 대한 만족도는 50% 미만으로 낮았으며 이용자들은 이러한 상호대차서비스를 인지하지 못하고 있는 실정으로 밝혀졌으나 이들의 대부분은 상호대차서비스에 대한 필요에 동의하였다.

    한국교육학술정보원은 사용자 편의성을 대폭 확대한 웹기반 상호대차시스템(WILL)을 2004년 보급하였다. 조순영 외(2006)는 이러한 한국교육학술정보원의 단행본 상호대차서비스에 대한 이용통계를 통해 환경요인을 분석하였는데 복사서비스에 비해 단행본 대출서비스는 환경요인과의 상관관계가 비교적 높지 않은 것으로 나타났으나, 장서수(0.38)와 연간물 종수(0.53)가 제공건수와 뚜렷한 양적 관계가 있었으며 자료구입비(0.21)와 장서수(0.22)는 신청건수와 약한 관계가 있음을 확인하였다. 또한 정보서비스의 주요 요건으로 속도를 언급하면서 만족도가 높은 서비스를 위해 빠른 정보통신 수단과 업무처리를 들었다.

    Nitechki 외(2007)는 1999년 콜럼비아대학, 펜대학, 예일대학에서 시작한 이래 2002년에는 브라운대학, 코넬대학, 다트마우스대학, 프린스톤대학이 참여한 Borrow Direct에 대한 상호대차서비스 성과를 분석하였다. 도서관 컨소시엄의 기술적 측면이 여전히 중요한 역할을 차지하고 있음을 역설하며 지속적인 시스템 개발에 따른 도서 공동 활용에 대한 근본적인 재평가를 편리성, 처리속도, 대중성, 비용효과 측면에서 측정하였다. Borrow Direct 서비스는 참여도서관의 자료 공동 활용을 위한 신속하고 정확한 접근을 가능하게 하고, 통보메일을 발송하는 등 업무담당자의 개입을 최소로 할 수 있도록 지원한다. 상호대차서비스 성과를 분석한 결과 처리시간 3.8일, 제공률 84.8%, 처리비용$5.33(접수), $6.48(의뢰), 이용자 만족도 77%이었다. 예일대학의 경우 중간매개자를 통한 상호대차의 처리비용이 $25.67인 반면 Borrow Direct 서비스 처리비용은 $7.67로 상당한 성과가 있었음을 단적으로 말하고 있다.

    상호대차서비스에 영향을 미치는 요인분석에 관한 연구들에 대하여 손정표(2008)는 대학도서관 상호대차서비스의 영향적 요인을 제시하고 있는 국내 실증적 논문 11편을 분석하여 학부학생수, 대학원생수, 박사학위 취득 후 과정 연구원수, 교수수, 도서관 직원수, 장서수, 연간 장서증가량, 연간 수서량, 연속간행물 종수, 연간 연속간행물 증가종수, 연간 이용책수, 자료구입비, 연간 도서관예산 규모, 교육과정, 통신수단(문헌전달방법), 담당사서학력, 담당사서 주제배경, 담당사서 배치유무, 상호대차업무 전산화여부, 상초대차 규정 유무, 상호대차 서식유무, 이용요금 지불제도 유무, 이용지도 실시유무 및 방법의 다양성, 자료제공형태, 상호대차 대상 도서관 종류, 도서관이 소속된 기관의 성격, 상호대차 수속절차 간소화, 복사신청서 기재의 정확성, 상호대차 담당자의 업무태도, 분담수집 등 30가지 요소를 확인하였다. 양적 규모와 관련 있을 것으로 추정되는 이들 요소 가운데 통계자료를 통한 자료 수집과 계량화가 가능한 10개 요소, 학부학생수, 학과(전공), 대학원생수, 교수수, 도서관직원수, 총장서수, 연간 증가도서수, 연속간 행물종수, 자료구입비, 대출책수를 선정하여 상관 및 회귀분석 방법으로 상호대차의 접수건수와 의뢰건수에 영향을 미치는 요인을 추출하였다. 그 결과, 의뢰건수의 경우 10개 요소 중 대출책수(0.692)와 학부학생수(0.30)의 2개 요소가 유의수준으로 상대적으로 높은 영향을 나타내었고, 접수건수의 경우 대학원생수(0.975)의 1개 요소가 유의수준이라고 하였다.

    위의 선행연구에서 밝히고 있는 것처럼 배달서비스 개선 곧 처리속도와 사용편의성을 상호대차서비스의 주요 개선방안으로 제시하고 있다. 상호대차서비스의 프로세스를 개선하여 즉, 자료신청, 처리, 제공의 프로세스를 개선하고 기술적으로 프로세스를 자동화하여 자료검색, 즉각적인 자료 활용가능여부 확인, 편리한 인터페이스, 업무프로세스 개선을 실현 할 수 있다. 손정표(2008)에 따르면 상호대차 서비스의 영향적 요인으로 학생수를 언급하고 있으나 K대학의 경우 매년 재학생수의 변동이 없기 때문에 영향적 요인에서 배제하였다. 상호대차서비스 보완/개선하여 이용자 정보요구의 만족, 서비스 이용의 편리, 업무 효율성 극대화를 목표로 시스템적 차원에서 이를 해결하고자 하였고, 그 서비스 결과를 분석하였다.

       2.2 국내외 상호대차서비스 현황

    미국 대학도서관의 일반적인 상호대차서비스는 다음과 같았다. 상호대차 신청 가능한 자료수는 각 도서관에 따라 다르지만, Lake Sumter Community College, Macon State College Library 등과 같이 일반적으로 5 in 5 rule을 적용하여 학생은 한 번에 5개의 자료까지만 상호대차 신청이 가능하도록 제한한다. Neumann College Library는 신청 자료수의 제한은 없지만, 한 사람 당 하루 10개의 자료까지만 처리가능하다. 신청방법으로는 데이터베이스를 통해 직접 자료를 검색하거나, ILL ON-LINE을 통해 신청한다. 많은 도서관에서는 학생, 교직원을 비롯한 이사회, 후원회 등에게 상호대차의 자격을 부여하는데, 신분에 따라 신청 자료수 및 비용이 달라진다. 후원회나 교직원과 같은 경우 대부분의 자료를 무료로 상호대차 이용이 가능하며, 비용을 지불하더라도 적은 금액으로 이용이 가능하다. 학생의 경우 약 50센트를 지불하면 상호 대차를 이용할 수 있다. 하지만 다른 주(out-of-state)의 그림이나 사진의 복사본을 원하는 경우 보통 5∼10달러 정도의 비용을 부담해야 한다. University of South Alabama Library에서는 교직원의 배우자와 자녀 및 연계 기관의 멤버를 우대하기도 한다. 택배 및 우편을 이용하는 경우 비용의 부담은 이용자의 몫이며, 신청 자료를 이용하지 않더라도 상호대차에 소요된 비용은 지불해야 한다. 상호 대차 자료를 정해진 기간 안에 반납하지 못한 경우 연체료가 발생하며, 자료를 분실한 경우 그에 따른 모든 비용을 지불해야 한다. 경우에 따라서 연체료 또는 처리비용 약 5달러의 비용을 지불할 수도 있다. 또한 신청한 자료가 도착되면 신청자에게 이메일을 통해 자료가 도착했음을 알려주는 서비스를 겸하고 있다. 신청자는 도서관을 방문하여 본인의 ID 또는 자료 도착 통보 메일 프린트물을 보여줌으로써 자료를 수령하게 된다. 신청자는 실물이 아닌 컴퓨터 파일로 자료를 제공 받을 수도 있는데, 이와 같은 경우에는 이메일을 통해 자료가 제공되며, 제공된 자료는 저작권법에 의해 48시간 이내에 삭제되어야 한다. 이 외에도 이미지 파일이나 그림 자료를 제공받고자 하는 이용자 역시 이메일이나 우편을 통해 직접 받아볼 수 있다.

    소요시간 : 대략 7∼10일 *신청 후 24시간 안에 처리 시작됨.

    대출기간 : 대략 2∼4주 *보통 도서 대출 도서관에 따라 대출기간 상이

    도서반납 : 도서관을 직접 방문반납 또는 도서관 반납함/우편/택배 활용

    국내 자원 공유 시스템은 크게 세 가지 종류로 구분할 수 있다. 지역적인 협력형태, 동일 학 문분야 혹은 동일기관 간의 협력형태 그리고 KERIS나 KISTI와 같은 국가 수준의 협력형태가 바로 그것으로, 이를 통하여 상호대차나 원문복사와 같은 서비스를 제공하고 있다. 우리나라 최초 공식적으로 상호대차 제도가 채택된 것은 1967년 국립중앙도서관을 중심으로 공동 발의된 [도서관 자료이용 및 대차에 관한 협정]이며, 초기에 관종을 초월하여 실시하던 상호대차서비스 가운데 대학도서관이 67%로 가장 높은 비율을 차지했다(이경민 1997, 108). 손정표(2008)는 그동안의 국내 국공립대학도서관의 상호대차 동향을 다음과 같이 언급하고 있다.

    국공립대학도서관의 경우, 동 협의회의 회의록을 조사하여 본 결과 1976년 10월 22일 개최된 제 23차 회의에서 '상호대차'에 대한 논의가 최초로 이루어진 이후 비록 소극적이나마 실시되어 오다가, 1990년 8월 개최된 제42차 동 협의회 총회에서 <도서관자료 상호이용규칙>이 공식적으로 제정 공포되면서 본격적으로 실시되기 시작하였다. 그러나 활성화가 된 것은 한국교육학술정보원을 중심으로 실시되기 시작한 1990년대 말경부터이지만, 이들은 모두 '상호문헌복사서비스' 위주의 상호대차이며, 단행본의 상호대차는 2002년부터 한국교육학술정보원이 가입희망을 받아(2007년 현재 국공립대는 모두 가입됨) 실시해 오고 있으나 사립대학도서관의 가입저조로 아직까지는 활성화 수준이 낮은 상태임(손정표 2008, 121).

    국내 상호대차서비스 실정은 상호대차의 실적을 상세히 파악할 수 없을 뿐 아니라, 상호 대차의 비용이나 그 필요성에 대한 인식의 부족으로 아직 미국만큼 활발한 서비스를 제공하지 못하고 있다. 그러나 2009년 1월부터 서울대학교 도서관에서는 국내?외 실물 상호대차서비스의 왕복 택배비 및 항공우편 요금을 전면 지원하며, 상호대차서비스의 활성화를 도모하고 있는 것으로 알려지고 있다. 또한 국립중앙도서관에서는 2008년 국가상호대차시스템, "책바다"를 오픈하여 공공도서관 378개관, 대학도서관 98개관이 참여하여 이용자가 거주하는 지역의 참여도서관에 원하는 도서관 없는 경우, 다른 지역의 참여도서관에 자료를 신청하여 상호 이용할 수 있는 전국적인 도서관 자료 공동 활용 서비스를 제공하고 있다.

    본 논문은 K대학의 캠퍼스 상호대차서비스 내용과 그 성과를 분석함으로 상호대차서비스의 향후 개선방향을 제시하고자 한다.

    3. K대학 캠퍼스 상호대차서비스 현황

       3.1 상호대차서비스 개요

    K대학 캠퍼스 상호대차서비스는 이용자 소속캠퍼스 외의 다른 캠퍼스 소장도서를 신청하여 자료를 공동 활용하므로 부족한 도서관 장서의 한계를 극복하고 이용자의 정보욕구를 충족시키기 위한 것이다. K대학의 캠퍼스는 대전의 본원과 서울캠퍼스로 구성되어 있는데, 대학내 인쇄문서를 위한 송수신수단이 행낭을 도서의 송수신수단으로 채택하여 상호대차서비스를 무료로 대학소속원에게 제공하고 있는 것이 특징이다.

    3.1.1 상호대차 신청방법

    캠퍼스 상호대차서비스는 모두 온라인 신청 및 시스템 처리를 통하여 제공된다. 양 캠퍼스 소장도서의 통합검색, 도서 소장처별 도서검색 후 실시간으로 제공되는 도서의 배가?대출 등의 도서상태를 조회한 후 협력캠퍼스의 소장도서 대출신청이 가능하다. 이용자는 도서 소장캠퍼스의 구분 없이 대학내 모든 도서를 대출하여 이용할 수 있으나, 이용자가 소속된 캠퍼스의 소장도서가 도서관에 배가 중이라면 소속캠퍼스 도서관에 직접 방문하여 도서열람, 도서대출하도록 하며, 상호대차시스템을 통해 도서대출신청은 할 수 없다. 단, 소속캠퍼스의 소장도서가 대출 중인 경우에는 대출예약신청 가능하다(<표 1> 참조).

    3.1.2 상호대차 이용규정

    K대학의 상호대차 신청은 해당도서가 배가도서 또는 대출도서이든, 모두 도서이용을 위한 이용예약으로 간주하여 도서예약 규정과 동일한 규정을 적용한다.

    도서예약 : 이용자당 최대 10권. 도서당 최대 3명까지 예약가능.

    도서대출 : 신청한 자료는 소속캠퍼스의 도서관 대출카운터에서 수령.

    도서반납 : 소속캠퍼스 또는 협력캠퍼스 도서관에서 도서반납.

    자료조회 : 도서관 홈페이지 My-Library를 통한 신청정보 및 처리내역 조회가능. 또한 필요시 언제든지 자료신청 취소가능.

    이용요금 : 없음.

    이용규정 : 대출규정과 동일(대출기한, 연기, 연체료, 도착도서 대기기한 등)

    도서 배달수단 : K대학내의 문서 송수 신용 행낭 활용.

    3.1.3 도서대출 및 상호대차 이용자격

    K대학소속 교직원, 재학 생 및 프로젝트 별정직원, 교환학생 등으로서 지도교수 또는 소속 부서장의 보증을 얻어 처장이 허가한 자에 해당하는 이용자는 일반자료를 대출할 수 있다. 그러나 소장자료 중 희귀자료에 대한 대출은 처장이 인정하는 경우에 한한다.

    3.1.4 도서대출 한도 및 기한

    교원은 30책, 180일 이내로 한다. 다만, 연구책임자가 연구비로 구입하는 자료는 권수에 제한 없이 5년간 대출할 수 있다. 직원은 신분에 관계없이 20책, 30일 이내로 한다. 재학생 중 학사과정은 10책, 15일 이내이고, 석.박사 과정은 20책, 30일 이내로 한다. 대출기한이 만료된 후에도 계속 대출을 요하는 경우에는 연기할 수 있지만, 대출예약자가 있을 경우에는 예약자에게 우선권을 준다.

       3.2 캠퍼스별 이용자 및 소장도서 현황

    3.2.1 서비스 대상자

    K대학은 과학기술 인재양성이란 목적 아래, 과학기술분야 학과들로 구성되어 있다. 본원인 대전캠퍼스에는 자연과학대학, 공과대학, 문화 과학대학이 있으며, 서울캠퍼스에서는 경영대학이 있다. K대학 소속 교직원, 학생 등 도서관 이용대상자는 대전캠퍼스 약 2만 명, 서울캠퍼스 약 1천6백 명으로 매년 비슷한 이용대상자수를 유지하고 있다. <그림 1>과 같이 이용대상자의 92%가 대전캠퍼스 소속이용자로 대다수의 이용자가 대전캠퍼스 소속이용자이다.

    3.2.2 소장도서

    K대학의 두 개 캠퍼스의 소장자료의 비교에서도 캠퍼스별 이용자 구성비율과 유사하게 나타났다. <그림 2>와 같이 K대학 의91% 도서가 대전캠퍼스 도서관에서 소장하고 있었다. 캠퍼스별 소장도서 주제분야를 살펴보면, <표 2>처럼 대전캠퍼스는 연구보고서를 제외하였을 때 수학, 컴퓨터, 물리학, 화학, 생리학등과 같은 '과학' 분야 도서를 가장 많이 소장하고 있는 것으로 나타났다. 그다 음으로는 '기술', '언어문학', '사회과학' 순의 장서구성을 보여주었다. 서울캠퍼스는 '사회과학', '과학', '기술', '언어문학' 순으로 소장도서가 분포되어 있었다. 이것은 자연과학, 공학 분야 및 학부과정이 이루어지고 있는 대전캠퍼스의 특징 그리고 경영대학대학 원을 운영하고 있는 서울캠퍼스의 특징이 반영된 장서구성임을 알 수 있다.

    4. 상호대차서비스 시스템 개선내용

    K대학상호대차서비스가 자동화되어 운영된 2003년 이전의 상호대차서비스는 모든 프로세스가 업무자 개입에 의하여 이루어졌다. 도서신청접수, 도서확인, 자료배송, 자료반납 등의 모든 프로세스가 수동으로 이루어졌기 때문에 이용실적도 저조했을 뿐 아니라 처리시간도 매우 길었다. 2003년 상호대차서비스가 자동화되면서 도서의 대출신청자명단을 시스템에서 관리, 도서대출 스케줄을 관리하게 되었고, 상호대차시스템은 도서의 소장처, 도서의 위치 추적 등을 통해 도서 이동경로를 적절히 제어하게 됨으로써 도서를 필요로 하는 이용자가 빠른 시간 안에 도서를 이용할 수 있도록 프로세스가 획기적으로 개선되었다.

    K대학은 도서의 상호대차서비스와 기존의 도서예약서비스를 결합한 복합적인 도서대출 서비스를 제공한다. 대출 중인 모든 도서는 이용자의 소속캠퍼스에 관계없이 도서 대출예약을 할 수 있다. 따라서 상호대차 신청된 도서일지라도 차기대출자로서 도서를 대출예약 할 수 있다. 도서가 필요할 때 이용자는 도서이용 신청을 할 수 있으며, 신청한 도서가 필요하지 않을 때 도서신청자는 언제든지 도서이용신청을 취소할 수 있도록 하여 이용자의 서비스 접근성을 최대화하고 있다. 도서대출자는 소속 캠퍼스의 도서이든 그렇지 않은 도서이든 모든 도서를 단일한 도서이용규정에 따라 이용할 수 있어서 협력캠퍼스 소장도서 이용에 관한 별도 이용규정을 인지할 필요가 없다. K대학의 상호대차서비스 시스템은 이러한 도서이용신청 정보를 기반으로 도서의 이동흐름을 자동으로 스케줄링하여 제어한다. 업무자는 시스템의 안내에 따라 도서 실물을 행랑발송, 행랑수신, 예약서가에 도서를 배가하는 등 개별 도서의 개별 환경에 따라 업무를 수행한다. 이러한 자동화를 통한 업무프로세스 개선은 도서 실물의 이동흐름을 최소화함으로 최대한 빠른 시간에 이용자가 도서를 이용할 수 있도록 지원한다.

       4.1 기존의 상호대차서비스

    K대학도서관은 대전과 서울의 2개 캠퍼스로 구성되어 있는데, 2003년 7월 이전까지 대전캠퍼스와 서울캠퍼스 도서관이 독립적으로 운영되었다. 대전과 서울캠퍼스 도서관은 도서관 시스템을 개별 구축 또는 구매하여 개별캠퍼스 이용자를 위한 독자적인 학술정보서비스를 제공하였다. 자료 분류체계(LC)와 같은 기초적인 정보관리 체계는 동일하였지만 도서수집 및 분류 등의 실제적인 업무에 있어서 상이하였고, 이용자서비스에서도 소속캠퍼스 이용자를 위한 정보서비스로 국한되었다. 또한 동일기관 소속의 이용자 일지라도 소속캠퍼스에 따른 정보서비스의 획일화 및 서비스 편중으로 이용자 만족을 위한 정보서비스가 실현되지 못했다. 대학내 도서관에 특정 도서를 소장하고 있음에도 불구하고 소속캠퍼스 도서관이외의 다른 캠퍼스 도서관의 도서 소장여부를 확인하기 어려웠다. 여러 경로로 도서관의 도서 소장여부를 확인하였다 하더라도 도서 이용이 매우 번거롭고 어려웠다. 대학 내캠퍼스 간의 상호대차서비스의 필요성으로 서비스가 제공되기는 하였지만, 각 캠퍼스 업무자의 재량에 따른 수작업으로 서비스가 이루어졌기 때문에 처리시간도 매우 길었다.

       4.2 2003년 7월 상호대차 온라인 서비스

    기존의 학술정보서비스의 문제점에 대한 인식으로 K대학 도서관은 2003년 여름 대전 및 서울캠퍼스 도서관시스템을 통합하였다. 시스템통합은 더불어 온라인 시스템에 의한 캠퍼스 상호대차서비스도 함께 이루어졌다. 2002년 7월양 캠퍼스의 "대전/서울캠퍼스 도서관 통합운영"에 관한 합의가 이루어진 후 시스템 개발과정을 거쳐 서비스가 오픈되었다. 두 개 캠퍼스가 합의한 주요 내용은 (1)대전과 서울캠퍼스의 데이터베이스는 통합하여 관리 운영, (2)업무프로세스와 규칙 통일, (3)대전캠퍼스를 주축으로 협력하의 업무처리 등이다. 도서관 통합DB구축 및 통합시스템 개발 사업에 포함된 캠퍼스 상호대차서비스 관련 주요 기능은 다음과 같다.

    도서정보 통합검색

    캠퍼스 상호대차 온라인 신청 : 대출신청 및 대출도서예약

    신청자에 의한 상호대차 신청취소기능

    신청자료의 처리내역 통보문(e메일) 발송

    도서신청, 도서대출, 도서반납, 대출예약취소, 도서소재불명, 도서소재지, 도서소장처 등에 따른 업무 분류 및 프로세스 통제

       4.3 2006년 8월 상호대차서비스 시스템 기능 개선

    2003년 여름부터 온라인 상호대차서비스가 실행되었다. 시스템 개발 라이프사이클에 따라 시스템 운영이 시작됨과 동시에 시스템 유지보수가 수행되었다. 2년간의 시스템 운영과 서비스 모니터링을 통해 수집된 시스템 요구사항을 수집되었으며, 이것은 2006년 캠퍼스 상호대차시스템 기능 고도화를 위한 유지보수가 이루어졌다. 이용자 및 업무자의 사용편의를 위하여 언제어디서든지 도서 신청, 신청취소, 도서 수령 및 행랑발송, 행랑접수, 도서배가가 이루어지기 때문에 경우에 따라 도서의 원활한 이용을 위해 도서의 행랑발송취소, 차순위자 도서도착통보, 행랑수신취소 등과 같은 특수한 프로세스가 필요했기 때문이다. 도서의 이용현황, 도서 소장처, 실물도서 위치, 차순위 도서신청자 유무(1∼3순위), 도서신청자의 소속캠퍼스, 예약취소여부 (1∼3순위), 예약 취소자의 소속캠퍼스 등의 상호대차와 관련된 구성요소들의 상태에 따라 처리가 불가능한 특수한 상황이 간혹 발생하였다. 문제해결을 위해 모든 처리상황을 도표로 도식하여 도서대출, 도서반납, 도서 행랑발송, 도서 행랑수신, 도서예약, 예약취소 등의 각 처리에서의 데이터 흐름을 점검하여 시스템 기능을 개선하였다. 개선된 주요 내용은 다음과 같다. <그림 3>은 업무자가 사용하는 것으로 상호대차신청 도서관리 화면이다.

    신청자에 의한 신청도서의 취소기능 사용 제한 없앰.

    신청자 소속캠퍼스, 도서소장 캠퍼스, 실물도서 위치, 차기예약자 유무, 도서 이용상태, 처리자 등에 따른 다양한 처리조건에 따른 프로세스 맵을 작성하여 신뢰성 있는 시스템 기능 구현.

    현재의 도서 실물소재지와 시스템 데이터에 표기된 도서 위치가 상이한 경우에 대한 조치방안 제공(예: 신청레코드는 행랑 발송 처리하였으나, 실물도서는 행랑발송 하지 않은 경우 등)

    신속 정확한 행랑도서 발송?접수 기능 제공 : 도서 바코드 활용.

    신청취소, 실물도서 위치, 차기예약자 유무 등에 따라 관리자의 상황파악에 따른 처리기능 제공. 업무유연성 확보.

       4.4 2007년 7월 도서 통합검색 개선

    2003년 도서관통합시스템 오픈 이후 낙후된 도서관 홈페이지 디자인을 개선하고 보다 편리한 서비스 이용환경 조성을 위하여 도서관 홈페이지 개편사업이 진행되었다. 사업에 포함된 캠퍼스 상호대차서비스와 관련된 개발 내용은 도서자료검색 개선이다. 기존의 도서 검색은 캠퍼스 또는 도서 소장처에 대한 제한 검색이 없었다. 단순한 통합검색만을 제공하였기 때문에 즉각적인 도서열람 또는 도서 이용가능여부를 확인 할 수 없었다. 소장도서의 90% 이상이 대전캠퍼스 소장이었기 때문에 서울캠퍼스 소속이용자들은 도서 접근성이 매우 떨어져 있었다. 2007년 여름, 이용자 홈페이지 개선과 더불어 상호대차서비스 이용을 위한 도서검색의 기능이 강화되었으며, 사용자 인터페이스의 획기적인 개편으로 도서의 소장사항을 보다 손쉽고 간편하게 조회할 수 있게 되었다. <그림 4><그림 5>는 개선된 검색기능과 이용자 개인의 도서대출 상황 및 소속캠퍼스, 해당도서 이용상태에 따른 도서 정보를 제공하는 것을 보여준다.

    5. 상호대차서비스 이용분석

    상호대차 양적 규모의 영향요인에 관한 많은 연구결과물에 따르면, 담당사서, 직원수, 장서수, 통신수단, 자료구입비, 이용자, 이용지도 실시유무, 상호대차 수속절차 간소화, 이용요금지불제도, 상호대차 규정유무, 상호대차 서식유무, 전산화 등을 양적 규모의 영향 요인으로 보고 있다. K대학 캠퍼스 상호대차 시스템의 개선에 따른 2000년부터 2008년까지의 상호대차서비스 향상 및 업무효율성 평가는 상호대차 수속절차 간소화와 전산화를 제외한 상호대차 영향요인의 변동사항이 없다는 가정을 전제로 한다. K대학의 도서 상호대차서비스를 포함한 대출반납서비스가 근로학생을 통하여 제공되고 있는 상황이고, 서비스홍보, 서비스 대상자 및 시스템 개발을 제외한 관련한 영향요인의 변화가 거의 없기 때문이다. 다음은 K대학의 캠퍼스 상호대차서비스를 2000년부터 2008년까지 9년간의 상호대차서비스 성과를 분석한 것이다.

       5.1 대출통계

    2003년도 상호대차서비스가 자동화되면서 도서 대출건수가 급격히 증가하였다. <그림 6>처럼 서울캠퍼스의 소장도서 대출건수의 증가는 미비하지만 대전캠퍼스의 소장도서의 대출건수는 크게 변화하였다. 서울캠퍼스의 대출도서의 주제 분야는 매년 유사하게 나타났는데, 가장 많이 대출되는 도서는 '사회과학', '수학' 주제 분야 도서가 60% 이상을 차지하였고, 그 다음으로는 '언어' 분야로써 약 6%∼9%를 차지하고 있었다. 대전캠퍼스의 대출도서는 2002년까지는 '수학', '언어', '물리학', '화학', '전자', '통신', '컴퓨터', '원자력', '응용광학기술' 분야의 도서가 대출도서 60%를 차지하였으나, 2003년부터는 대출되는 도서의 주제 분야가 '역사', '철학', '사회과학', '문학' 분야 등으로 주제영역이 넓어진 것을 확인 할 수 있었다.

       5.2 상호대차 도서대출 통계

    도서 데이터베이스가 통합되지 않았던 상호대차 온라인신청이 불가능하였던 2003년 이전의 상호대차서비스는 각 캠퍼스의 업무자가 수작업을 통하여 상호대차도서목록을 등록.기록하여 관리하였다. 2000년부터 2008년까지의 캠퍼스 상호대차를 통한 도서대출 비율은 <그림 7>과 같이 서비스가 전산화되기 전인 2003년 이전에는 전체 도서대출의 약 2%였던 것이 2003년 이후 급격히 증가하여 2008년도에는 약 5%를 차지하고 있다. 주로 대출되는 도서는 대전캠퍼스 소속이용자의 경우, 컴퓨터과학/수학, 재정, 산업/노동, 경제,언어문학 분야의 서울캠퍼스 소장도서이었다. 대전 이용자의 서울캠퍼스 소장도서 대출의 50%를 차지하고 있었다. 서울캠퍼스 소속이용자의 경우, 상호대차를 통하여 컴퓨터과학/수학, 문학, 산업, 재정, 경제, 역사 분야의 대전캠퍼스 소장도서를 주로 도서대출하고 있었는데 이것은 서울이용자의 대전캠퍼스 소장도서대출의 50%를 차지하고 있었다.

    상호대차 도서대출자도 꾸준히 증가하는 것을 알 수 있다. <그림 8>는 전체 도서대출 중 상호대차 도서대출 비율을 나타내는 것으로, 서울캠퍼스 소속이용자의 경우 도서대출 중 약 50%가 상호대차 도서대출이었던 것으로 나타났다. 그에 반해 대전소속이용자는 도서대출 중 10%만이 상호대차 도서대출이었다.

       5.3 상호대차 신청 통계

    2003년 온라인 상호대차신청이 가능해지면서 상호대차 신청건수는 기하급수적으로 증가 하였다. <그림 9>의 상호대차 신청추이는 또한 2007년 도서관 홈페이지 개선과 더불어 도서 소장처별 도서검색 및 이용자 인터페이스가 개선되면서 상호대차 신청건수가 다시 한번 급격히 증가하는 것을 보여준다. 서울캠퍼스 소속이용자의 도서예약 신청건의 75%가 상호대차신청이었다는 것은 매우 인상 깊다.

       5.4 도서 행랑 처리 통계

    앞서 나타난 <그림 7>의 상호대차 도서대출 건수의 변동 추이와는 달리, <그림 12>과 같이 행랑처리건수는 꾸준히 증가하는 것으로 나타난다. 이것은 2006년 7월 상호대차 시스템 기능 개선을 통하여 예약취소가 언제든 가능하도록 기능 지원되었을 뿐 아니라, 관리자에 의하여 행랑취소 및 행랑 재발송 등의 처리가 가능해졌기 때문에 실제적으로 도서 대출을 행하여지지 않았지만 다음 도서신청자를 위해 도서 행랑발송이 이루어 질 수 있기 때문이다. 이것은 <그림 10>의 상호대차 신청건수 통계 추이도 <그림 12>의 도서 행랑처리 통계추이와 유사하게 나타나고 있음을 확인 할 수 있다.

       5.5 협력캠퍼스 직접방문을 통한 도서대출

    2003년 시스템 통합을 계기로 도서관의 소장도서는 모든 이용자가 어느 캠퍼스이든지 소장도서를 자유롭게 도서대출할 수 있게 되었다. 이것으로 출장, 수업, 방학, 파견 등의 이유로 인한 다른 캠퍼스로의 임시 또는 장기 생활자들의 도서이용이 원활하게 되면서 2003년 협력캠퍼스를 방문하여 도서를 대출하는 사례가 급증하였는데 이것은 <그림 13>을 통해 확인 할 수 있다. 대전캠퍼스 소속이용자가 서울 캠퍼스를 방문하여 서울캠퍼스 도서관 이용 중 원하는 도서를 대출하는 경우가 급증한 것이다. 또한 <그림 13>은 온라인 상호대차서비스가 점차 정착화 되면서 다른 캠퍼스 도서관방문에 의한 도서 대출비율이 급격히 감소하는 것을 보여준다. 그러나 캠퍼스 상호대차서비스의 이용건수를 계속적으로 증가한 것을 볼 때, 시스템 안정화 및 사용자 인터페이스 개선으로 인하여 이용자의 접근성이 증가되어 온라인 신청을 통한 다른 캠퍼스 소장도서 이용이 활발해 지면서 직접방문에 의한 도서 대출이 감소된 것으로 추측된다

       5.6 업무프로세스 처리속도

    2003년 K대학이 온라인 상호대차 시스템을 초기 도입하였을 당시 서비스 제공방법의 미숙과 시스템 불안정한 기능 등의 문제점이 있었다. 이러한 시스템 운영상의 문제점은 이용자의 불만사항으로 표출되었다. 시스템 유지보수를 통하여 시스템이 점차 안정화되고, 2005년 대대적인 프로세스 점검을 통해 서비스 불편사항 또는 건의사항 접수건수는 2008년, 2005년 대비 20% 수준으로 낮아졌을 뿐 아니라 안정적인 서비스 운영이 가능해졌다.

    시스템의 유지보수 및 개선은 캠퍼스 상호대차서비스에서 발생하는 도서 실물의 행낭배달 소요시간에서 변화를 가져왔다. 행낭발송 도서를 선별하고 도착한 행낭도서를 배열 및 정리하는 등의 업무를 도서에 부착된 바코드를 활용하고, 도서의 상태에 따른 시스템 분석과 처리방법 안내로 2004년 행낭도서 처리 소요시간을 83%까지 개선하여 2004년 상호대차 처리시간이 6일이었던 것이 2008년 1.6일로 대폭 축소되었다.

    6. 결 론

    캠퍼스 상호대차서비스는 한정된 장서와 예산으로 제한된 학술정보서비스를 보다 극대화 하기 위하여 캠퍼스 도서관의 상호 협력을 통해 소장도서를 상호 빌려주는 행위이다. 이용자의 정보요구에 부응하기 위한 학술정보서비스이다. 그러나 K대학의 경우 오랜 기간 캠퍼스 상호대차서비스를 실행하여 왔으나, 그 이용률은 극히 저조하였다. 이를 개선하고자 기술적 도움을 받아 상호대차서비스를 전산화하게 되었다. K대학의 캠퍼스 도서관의 데이터 베이스 통합 및 시스템 통합을 통해 2003년 캠퍼스 상호대차서비스의 새로운 전환점을 맞이한 것이다. 통합 도서검색은 물론 도서의 이용 상태 실시간 조회 및 온라인 상호대차 신청이 실현되었다. 2006∼2007년 시스템 업그레이드를 통하여 사용자 인터페이스 개선 및 시스템의 업무지원을 강화하여 즉각적인 업무처리가 가능하게 되었다. 앞선 수행된 많은 연구자들의 선행연구를 볼 때, 캠퍼스 상호대차서비스의 영향요인은 전산화, 처리절차 간소화 이외의 많은 요인이 있을 수 있다. 그러나 본연구에서 사용된 K대학도서관은 캠퍼스 상호대차 서비스 운영기간 동안 장서, 도서관 조직, 이용자 그룹의 급격한 변화가 없었으므로 서비스 전산화에 국한하여 상호대차서비스 효과분석을 수행 할 수 있었다. 상호대차서비스의 영향요인인 전산화 및 절차간소화는 앞서 살펴본 바와 같이 그 수준에 따라 서비스 이용통계 변화를 보여 주고 있어 상호대차서비스 향상을 위한 중대한 요인이었음을 알 수 있다.

    앞서 언급한 상호대차를 통한 도서대출 증 감 통계를 통해 알 수 있듯, 시스템 발전 단계 에 따라 상호대차 신청과 도서 대출건수가 급 격히 증가하는 것을 볼 수 있다. 이것은 전체 적인 도서 대출의 양적 증가에도 반영되어, 2000년~2003년상반기 대출건수의 증감이 거의 없었지만 상호대차 온라인시스템이 도입 된 2003년 하반기부터 2006년 상반기까지 약 50%의 대출건수 증가가 되었고, 시스템이 개 선된 2006년 하반기부터 2008년까지 15%의 대출건수가 증가한 것을 알 수 있다. 또한 이 러한 시스템 개선은 이용자의 문의사항의 감 소,업무의 질적 양적 향상으로 이어졌다.상 대적으로 장서량이 매우 부족했던 서울캠퍼스 소속이용자의 경우, 상호대차 신청자가 도서 대출 이용자의 50%이었고, 신청 후 취소한 사 람을 포함하면 약 75%의 서울캠퍼스 이용자 가 이 서비스를 이용하고 있었다. 일종의 분관 도서관으로써 학술정보서비스의 취약장소였던 서울캠퍼스 소속이용자의 정보 욕구와 그 해 소를 반증한다고 할 수 있다.

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  • [<표 1>] 캠퍼스별 소장도서 및 소속이용자에 따른 도서신청 유형
    캠퍼스별 소장도서 및 소속이용자에 따른 도서신청 유형
  • [<그림 1>] 캠퍼스별 소속이용자 구성비율
    캠퍼스별 소속이용자 구성비율
  • [<그림 2>] 캠퍼스별 소장도서 구성비율
    캠퍼스별 소장도서 구성비율
  • [<표 2>] 캠퍼스별 소장도서 구성
    캠퍼스별 소장도서 구성
  • [<그림 3>] 캠퍼스 상호대차 신청도서 관리화면
    캠퍼스 상호대차 신청도서 관리화면
  • [<그림 4>] 이용자 소속캠퍼스 및 대출규정에 따른 도서정보
    이용자 소속캠퍼스 및 대출규정에 따른 도서정보
  • [<그림 5>] 캠퍼스 소장처별 도서검색 화면
    캠퍼스 소장처별 도서검색 화면
  • [<그림 6>] 월평균 대출통계
    월평균 대출통계
  • [<그림 7>] 월평균 상호대차 도서대출
    월평균 상호대차 도서대출
  • [<그림 8>] 캠퍼스별 상호대차 도서대출률
    캠퍼스별 상호대차 도서대출률
  • [<그림 9>] 상호대차 도서대출률 (전체)
    상호대차 도서대출률 (전체)
  • [<그림 10>] 캠퍼스별 상호대차 신청률
    캠퍼스별 상호대차 신청률
  • [<그림 11>] 상호대차 신청건수(월평균)
    상호대차 신청건수(월평균)
  • [<그림 12>] 도서> 행랑처리
    도서> 행랑처리
  • [<그림 13>] 협력캠퍼스 직접방문을 통한 도서대출
    협력캠퍼스 직접방문을 통한 도서대출